1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) в АО «СЗ «УЭЗ» (далее – Общество, Оператор) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
1.2. Политика разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных.
1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Обществе вопросы обработки персональных данных работников Общества и других субъектов персональных данных.
2. Определения
2.1. субъект персональных данных - физическое лицо, имеющее право на обеспечение защиты его прав и свобод при обработке его персональных данных, защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
2.2. персональные данные (далее – ПДн) - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
2.3. оператор персональных данных (оператор) — АО «СЗ «УЭЗ» (Общество) самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
2.4. обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.5. автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
2.6. распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
2.7. предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.8. блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
2.9. уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
2.10. обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
2.11. информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
2.12. трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3. Права и обязанности Оператора
3.1. Оператор имеет право:
- самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон) и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о ПДн или другими федеральными законами;
- поручить обработку ПДн другому лицу с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законодательством. Лицо, осуществляющее обработку ПДн по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки ПДн, предусмотренные Законом;
- в случае отзыва субъектом ПДн согласия на обработку ПДн Оператор вправе продолжить обработку ПДн без согласия субъекта ПДн при наличии оснований, указанных в Законе.
3.2. Оператор обязан:
- организовывать обработку ПДн в соответствии с требованиями Закона;
- отвечать на обращения и запросы субъектов ПДн и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона;
- сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - Роскомнадзор) по запросу этого органа необходимую информацию в течение периода, установленного законодательством.
3.3. Основные права субъекта ПДн. Субъект ПДн имеет право:
- получать информацию, касающуюся обработки его ПДн, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту ПДн Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких ПДн. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом;
- требовать от Оператора уточнения его ПДн, их блокирования или уничтожения в случае, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
- выдвигать условие предварительного согласия при обработке ПДн в целях направления ПДн субъекта третьим лицам;
- обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его ПДн.
3.4. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Общества и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.
3.5. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в сфере обработки и защиты ПДн определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Цели обработки персональных данных
4.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в целях: исполнения действующего законодательства Российской Федерации, в том числе:
- обеспечения соблюдения требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов Общества;
- осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Общество, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти (Социальный фонд России, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также иные органы государственной власти);
- регулирования трудовых отношений с работниками Общества;
- защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
- подготовки, заключения, исполнения и прекращения контрактов (договоров) с контрагентами;
- обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах Общества;
- исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- осуществления прав и законных интересов Общества в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Общества;
- в иных законных целях.
4.2. Обработка ПДн работников осуществляет исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
5. Правовое основание обработки персональных данных
5.1. Правовым основанием обработки ПДн является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку ПДн, в том числе:
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Налоговый кодекс Российской Федерации;
- федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора;
- уставные документы Оператора;
- договоры, заключаемые между Оператором и субъектом ПДн.
6. Объемы и категории обрабатываемых персональных данных
6.1. Содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствуют заявленным целям обработки. Оператор не допускает избыточной обработки ПДн по отношению к заявленным целям их обработки.
6.2. Оператор может производить обработку следующих ПДн:
6.1.2. Кандидаты для приема на работу, работники и бывшие работники Оператора:
- фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при наличии), в случае их изменения);
- пол;
- гражданство (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);
- дата и место рождения;
- изображение (фотография) (небиометрическая);
- паспортные данные: вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа, код подразделения органа, выдавшего его, дата выдачи;
- вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
- адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);
- адрес фактического проживания;
- контактные данные (номер телефона или сведения о других способах связи);
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
сведения об ученой степени, ученом звании;
- сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших супругах) ;
- сведения о трудовой деятельности (включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу), в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
- данные о регистрации брака;
- отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета ( серия, номер, дата выдачи документов воинского учета, наименование органа, выдавшего его);
- сведения об инвалидности;
- сведения об удержании алиментов;
- сведения о доходе с предыдущего места работы;
- сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;
- сведения о пребывании за границей;
- сведения о наличии или отсутствии судимости;
- сведения об оформленных допусках к государственной тайне;
- сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;
- иные ПДн, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями действующего законодательства.
6.1.3. Члены семьи работников Оператора:
- фамилия, имя, отчество;
- степень родства;
- год рождения;
- иные ПДн, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями действующего законодательства.
6.1.4. Контрагенты Оператора (физические и юридические лица):
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства;
- контактные данные;
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- номер расчетного счета;
- иные ПДн, предоставляемые контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров и в соответствии с требованиями действующего законодательства.
6.3. Обработка Обществом биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.4. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
6.5. Состав персональных данных каждой из перечисленных в настоящем пункте Политики категории определяется согласно нормативным документам, перечисленным в разделе 5 настоящей Политики.
7. Обработка персональных данных
7.1. Обработка ПДн осуществляется Оператором либо лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению Оператора в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
7.1. Обработка ПДн осуществляется с согласия субъектов ПДн на обработку их ПДн, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
7.2. В Обществе проводится:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных (обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники);
- смешанная обработка персональных данных.
При обработке одного и того же массива данных допускается как автоматизированная обработка, так и неавтоматизированная обработка персональных данных.
7.4. Оператор вправе передавать ПДн правоохранительным органам, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.
7.5. Оператор не допускает раскрытие третьим лицам и распространение ПДн без согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом.
7.6. К обработке ПДн допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка ПДн.
7.7. Обработка ПДн осуществляется путем:
- получения ПДн в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
- получения ПДн из общедоступных источников;
- внесения ПДн в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
- использования иных законных способов обработки ПДн.
7.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
- определяет угрозы безопасности ПДн при их обработке;
- принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты ПДн;
- назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности ПДн в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
- создает необходимые условия для работы с ПДн;
- организует учет документов, содержащих ПДн;
- организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются ПДн;
- хранит ПДн в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
- организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку ПДн.
7.9. Оператор осуществляет хранение ПДн в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом, договором. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в ИСПДн, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
7.10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:
- получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в Управление по работе с персоналом) (далее - оригиналы документов);
копирования оригиналов документов;
- внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
- формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
- внесения персональных данных в информационные системы персональных данных Общества.
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу субъектов персональных данных, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
При сборе ПДн, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение ПДн граждан (в т.ч. Российской Федерации) с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе.
7.11. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
8. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов персональных данных
8.1. Подтверждение факта обработки ПДн Оператором, правовые основания и цели обработки ПДн, а также иные сведения, указанные Законе, предоставляются Оператором субъекту ПДн или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта ПДн или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких ПДн.
Запрос должен содержать:
- номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта ПДн или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- сведения, подтверждающие участие субъекта ПДн в отношениях с Оператором (номер трудового договора, дата заключения трудового договора и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки ПДн Оператором;
- подпись субъекта ПДн или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если в обращении (запросе) субъекта ПДн не отражены в соответствии с требованиями Закона все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта ПДн на доступ к его ПДн может быть ограничено в соответствии Законом, в том числе если доступ субъекта ПДн к его ПДн нарушает права и законные интересы третьих лиц.
8.2. В случае выявления неточных ПДн при обращении субъекта ПДн или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование ПДн, относящихся к этому субъекту ПДн, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование ПДн не нарушает права и законные интересы субъекта ПДн или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности ПДн Оператор на основании сведений, представленных субъектом ПДн или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет ПДн и снимает блокирование ПДн.
8.3. В случае выявления неправомерной обработки ПДн при обращении (запросе) субъекта ПДн или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых ПДн, относящихся к этому субъекту ПДн, с момента такого обращения или получения запроса.
8.4. При достижении целей обработки ПДн, а также в случае отзыва субъектом ПДн согласия на их обработку ПДн подлежат уничтожению (Приложение № 2), если:
- иное не предусмотрено трудовым договором;
- Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных Законом или иными федеральными законами;
- иное не предусмотрено иным дополнительным соглашением между Оператором и субъектом ПДн.
Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях:
- при достижении цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных»;
- при изменении, признании утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;
- при выявлении факта неправомерной обработки персональных данных;
- при отзыве субъектом персональных данных согласия, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных».
9. Обеспечение защиты персональных данных при их обработке
9.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в следующих информационных системах персональных данных: СЭД «Практика», МосЭДО, 1С.
9.2. Работникам Общества, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в ИСПДн, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей ИСПДн, в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами.
9.3. Доступ работников Общества к персональным данным, находящимся в ИСПДн Общества, предусматривает обязательное прохождение процедуры идентификации и аутентификации.
9.4. Состав защищаемых персональных данных определен законодательством Российской Федерации.
9.5. Общество принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения защиты перечня персональных данных:
- назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных Общества;
- назначает лицо, ответственное за установку, настройку, защиту средств защиты информации, сопровождение программных, программно-аппаратных, аппаратных средств информационных систем персональных данных;
- назначает лицо, ответственное за осуществление обработки;
- применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных;
- осуществляет внутренний контроль и(или) аудит соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативными правовыми актами;
- определяет оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- ознакамливает работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку и защиту персональных данных, с локальными нормативными актами Общества о персональных данных, в том числе с требованиями к обработке и защите персональных данных, документами, определяющими Политику Общества в отношении обработки и защиты персональных данных;
- применяет требования к защите персональных данных, указанных в Приложении № 1 к настоящей Политике «Инструкции по обработке и защите персональных данных в АО «СЗ «УЭЗ» и другими локальными нормативными актами Общества;
- иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Общества в области обработки и защиты персональных данных.
9.6. Общество при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей
Лица (категории субъектов ПДн), указанные в пункте 6 настоящей Политики, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных в Обществе;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- цели и применяемые способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Обществом или на основании федерального закона, за исключением работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных;
- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
- информацию о способах исполнения Обществом обязанностей, установленных ст.18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных»;
- иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
Лица (категории субъектов ПДн), указанные в пункте 6 настоящей Политики, вправе требовать от Общества уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
Запрашиваемые сведения должны быть предоставлены субъекту персональных данных Обществом в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным должностным лицом Общества, осуществляющим обработку соответствующих персональных данных, в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения Обществом запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать:
номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом;
подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если запрашиваемые сведения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Общество или направить ему повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Общество или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения указанного срока, в случае если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос должен содержать обоснование направления повторного запроса.
Общество вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным настоящей Политикой. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Обществе.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.